Informativa sul trattamento dei dati personali

Applicativo web “Vigilo” — utilizzo commerciale

Resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”). Ultimo aggiornamento: giugno 2026.

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”), Officina Servizi S.p.A. fornisce agli utenti dell’applicativo web “Vigilo” le informazioni relative al trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito dell’attivazione, dell’accesso e dell’utilizzo del servizio.

1. Titolare del trattamento

Il Titolare opera nella persona del legale rappresentante pro tempore. Il Responsabile della protezione dei dati (DPO/RPD), ove nominato, è contattabile ai recapiti del Titolare sopra indicati.

2. Ambito del trattamento

Nell’ambito dell’erogazione dell’applicativo “Vigilo” in versione commerciale possono essere trattate le seguenti categorie di dati personali:

• dati identificativi e anagrafici degli utenti e dei referenti del cliente (nome, cognome, ruolo, azienda di appartenenza, luogo e data di nascita, codice fiscale e recapiti professionali);
• dati di accesso e credenziali (username, password cifrate, log di autenticazione, data e ora di accesso e operazioni effettuate);
• dati di contatto (indirizzo e-mail, numero di telefono e PEC);
• dati, documenti e informazioni caricati o generati nell’applicativo dal cliente e dagli utenti autorizzati;
• dati tecnici e di navigazione (indirizzo IP, identificativi dispositivo/browser, log applicativi, eventi di sicurezza e dati necessari al funzionamento, monitoraggio e manutenzione del servizio);
• eventuali ulteriori dati personali trattati nell’ambito delle specifiche funzionalità richieste dal cliente.

L’utente e il cliente sono tenuti a inserire nel sistema solo dati pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità perseguite, in coerenza con i principi di minimizzazione e privacy by default.

3. Finalità e basi giuridiche

• attivazione dell’account, gestione dei profili utente, autenticazione e fruizione delle funzionalità dell’applicativo, in esecuzione del contratto di licenza — art. 6, par. 1, lett. b) GDPR;
• gestione amministrativa, contrattuale, tecnica e di assistenza connessa al servizio;
• legittimo interesse del Titolare alla sicurezza e integrità dei sistemi — art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, previa verifica di necessità e bilanciamento;
• adempimento di obblighi di legge (fiscali, contabili, di sicurezza informatica) — art. 6, par. 1, lett. c) GDPR.

4. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori è necessario per la conclusione del rapporto, l’attivazione dell’utenza e la corretta erogazione del servizio. Il mancato conferimento può comportare l’impossibilità di registrarsi, accedere alla piattaforma o usufruire delle relative funzionalità. Il conferimento dei dati per finalità facoltative (es. marketing) è libero e il mancato consenso non incide sulla fruizione del servizio principale.

5. Modalità del trattamento

Il trattamento avviene con strumenti informatici e telematici, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, integrità e riservatezza. Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate, orientate alla protezione dei dati fin dalla progettazione e per impostazione predefinita. Le credenziali di accesso sono personali e non cedibili.

6. Conservazione dei dati

I dati sono conservati per il tempo strettamente necessario alle finalità perseguite e, in ogni caso, per la durata del rapporto contrattuale. A titolo indicativo:

• dati di account e contrattuali: per la durata del contratto e per 10 anni successivi, ove necessario per obblighi civilistici, fiscali e probatori;
• log di accesso e sicurezza: per 12 mesi, salvo esigenze di accertamento di illeciti o richieste dell’autorità;
• ticket di assistenza: per 24 mesi dalla chiusura della richiesta;
• dati trattati per finalità di marketing: fino a revoca del consenso.

7. Destinatari dei dati

I dati possono essere conosciuti e trattati da personale espressamente autorizzato e istruito dal Titolare. Possono inoltre essere comunicati a soggetti terzi che svolgono attività funzionali all’erogazione del servizio (fornitori di servizi cloud, hosting, manutenzione applicativa, assistenza tecnica, consulenti IT, professionisti e soggetti che erogano servizi amministrativi o legali), nominati, ove necessario, responsabili del trattamento. I dati non sono diffusi.

8. Trasferimento extra SEE

I dati sono trattati, di regola, all’interno dello Spazio Economico Europeo. Qualora si rendesse necessario trasferire dati verso Paesi terzi, tale trasferimento avverrà nel rispetto degli artt. 44 e seguenti del GDPR, adottando le garanzie appropriate richieste dalla normativa applicabile.

9. Diritti degli interessati

L’interessato può esercitare, nei casi previsti, i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione e portabilità dei dati, nonché revocare l’eventuale consenso prestato (senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca). Le richieste possono essere inviate ai recapiti del Titolare. L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

10. Ruoli privacy nel servizio

Qualora l’applicativo sia utilizzato dal cliente per trattare dati personali riferiti a propri dipendenti, collaboratori, consulenti o altri interessati, il cliente è tenuto a verificare la sussistenza di un’idonea base giuridica e a fornire agli interessati la propria informativa, ove necessaria. In tali casi, il rapporto tra il cliente e Officina Servizi S.p.A. è disciplinato anche mediante nomina a responsabile del trattamento (art. 28 GDPR), se richiesta dalla concreta configurazione del trattamento.

11. Aggiornamenti dell’informativa

La presente informativa può essere aggiornata nel tempo per adeguamenti normativi, evoluzioni funzionali dell’applicativo o modifiche organizzative del servizio. La versione aggiornata sarà resa disponibile attraverso i canali utilizzati dal Titolare per l’erogazione del servizio.